Audit Internal Mutu (AIM)
Audit internal merupakan faktor kunci dalam manajemen suatu organisasi untuk dapat memberikan data yang bermanfaat bagi kepentingan evaluasi dan perbaikan/peningkatan efektivitas sistem yang dimiliki. Audit internal juga merupakan teknik mendasar yang hasilnya digunakan sebagai salah satu bahan masukan untuk aktivitas tinjauan manajemen sebagaimana yang dipersyaratkan oleh standar sistem manajemen.
Audit Internal Mutu (AIM) adalah pemeriksaan sistematik dan independen untuk mengetahui apakah implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) efektif dan sesuai perencanaan yang dilakukan oleh unit kerja di Universitas Brawijaya (UB). AIM di UB dilakukan untuk memeriksa kesesuaian antara standar mutu yang ditetapkan, dalam Sistem Manajemen Mutu (SMM) Akademik, Keuangan dan Administrasi dengan pelaksanaannya oleh unit kerja di UB.
Audit Internal Mutu (AIM) sangat bermanfaat untuk:
- Membantu mengidentifikasi setiap ketidaksesuaian yang telah dan atau sedang terjadi, serta hal-hal yang kemudian hari mempunyai kecenderungan untuk menimbulkan masalah (terjadi ketidaksesuaian).
- Menjamin kesesuaian sistem terdokumentasi terhadap persyaratan standar yang diacu.
- Menjamin kesesuaian aktivitas yang diterapkan dengan sistem terdokumentasi.
- Menjamin konsistensi penerapan sistem.
- Memastikan keefektifan penerapan sistem.
- Meningkatkan/mengembangkan sistem.
AIM di UB dilakukan dalam dua tahap, yaitu:
- Audit Sistem: Audit terhadap kecukupan organisasi penjaminan mutu dan dokumen mutu untuk memenuhi persyaratan standar sistem audit mutu.
- Audit Kinerja (Kepatuhan): Audit pada implementasi sistem penjaminan mutu yang telah ditetapkan/dijanjikan: Pemenuhan terhadap standar mutu dan kepuasan pelanggan.
Sedangkan metode AIM di UB dilakukan dalam dua cara, yaitu desk evaluation dan visitasi kepada auditee. Secara teknis, pelaksanaan AIM mengacu kepada SOP Audit Internal Mutu. Dalam pelaksanaannya, AIM di UB melibatkan para auditor internal mutu bersertifikat. Mekanisme AIM di UB adalah sebagai berikut:
Universitas Brawijaya (UB) sejak tahun 2011, melaksanakan dua macam AIM, yaitu:
- Audit Internal Mutu (AIM) Unit Pelaksana Akademik (UPA), yaitu untuk fakultas/program, jurusan/PS dan laboratorium.
- Audit Internal Mutu (AIM) Unit Penunjang Pelaksana Akademik (UPPA), yaitu untuk biro, lembaga, laboratorium sentral, unit pelaksana teknis dan badan usaha.
Hasil AIM, berupa temuan-temuan, dirumuskan dalam laporan AIM oleh auditor internal dan disampaikan kepada pimpinan unit untuk ditindaklanjuti. Temuan-temuan yang belum selesai ditindaklanjuti akan terus dievaluasi ulang hingga pemenuhannya sesuai dengan persyaratan. Resume laporan-laporan AIM dikumpulkan dalam bentuk Laporan Pelaksanaan AIM di tingkat universitas dan dilaporkan kepada Pimpinan UB untuk peningkatan kebijakan dan sistem.
Audit Eksternal Mutu
Terdapat sebuah sistem yang mengakomodir proses Quality Assurance (QA) yang melibatkan pihak eskternal (stakeholder) dari setiap program studi.
- Bagi mahasiswa, dapat melakukan evaluasi atas kinerja dosen dalam mengajar melalui serangkaian pertanyaan pada Sistem Informasi Akademik Mahasiswa (SIAM).
- Bagi alumni, akan ditanyakan seputar waktu tunggu kerja pasca lulus dan kesesuaian bidang kerja.
- Bagi pengguna alumni, akan ditanyakan performa alumni yang bekerja dibawah pengawasannya mengenai kinerja alumni tersebut meliputi etika, kemampuan bahasa asing, kemampuan IT dan lainnya. Kedua stakeholder (alumni dan pengguna alumni) melakukan evaluasi melalui serangkaian pertanyaan dalam Tracer UB.
- Bagi masyarakat umum dan sivitas akademika juga dapat ikut ambil bagian dalam QA yang berlangsung di UB melalui UB Care yang dapat menampung aspirasi dan masukan yang ingin disampaikan.
Laporan hasil proses QA yang berjalan di UB dilaporkan melalui website secara reguler. Hasil rekomendasi jaminan mutu dari Audit Internal Mutu (AIM) dan audit eksternal yang independen diterapkan sebagai dasar pengembangan system manajemen kelembagaan dan pendidikan. Stakeholder juga dapat berpartisipasi dalam system manajemen dengan memberikan saran mereka yang akan didokumentasikan dan direspon secara online dalam waktu 2 hari berdasarkan prosedur e – complaint nomor UN10/C10/HK.01.02.a/07.
Hasil AIM akan dievaluasi dan menjadi acuan fokus perbaikan selanjutnya. Saran dari pemangku kepentingan direspon dengan penjelasan langsung bersama dengan strategi perbaikannya. Hasil proses AIM oleh PJM dapat diakses melalui website resmi PJM. Hasil evaluasi pembelajaran atau kinerja dosen dalam mengajar dapat dilihat melalui akun masing – masing dosen pada Sistem Informasi Akademik Dosen (SIADO). Hasil tracer study terhadap alumni dan pengguna alumni dapat dilihat pada link https://tracer.ub.ac.id/ melalui tab laporan. Adapun status aspirasi/complain/masukan yang dikirim melalui UB Care dapat dicek umpan baliknya dengan menuliskan email dan nomor tiket yang akan didapatkan setiap pelapor. Melalui link berikut https://ub-care.ub.ac.id/statistik dapat dilihat persentase topik pengaduan yang masuk ke UB Care.
Laporan Pelaksanaan AIM UB terbaru dapat diunduh di-link berikut:
Laporan Pelaksanaan AIM Tahun 2020
Laporan Pelaksanaan AIM Tahun 2021
Laporan Pelaksanaan AIM Program Studi Pemanfaatan Sumber Daya Perikanan dapat diunduh di-link berikut:
Laporan Pelaksanaan AIM Prodi PSP Tahun 2020
Laporan Pelaksanaan AIM Prodi PSP Tahun 2021