Untuk memenuhi misi pendidikan, Universitas Brawijaya membutuhkan sistem penjaminan mutu dan membentuk unit khusus yang melaksanakan proses quality control, quality assurance dan quality improvement di bidang akademik dan non akademik. Unit khusus ini pertama kali ditetapkan berdasarkan SK Rektor No. 017A/SK/2005 tertanggal 12 Februari 2005 tentang pembentukan Pusat Jaminan Mutu (PJM) UB (https://pjm.ub.ac.id/) dan sifat kelembagaannya diperbarui setiap tahun. Sebagai perpanjangan dari PJM, pada lingkup fakultas dibentuk Gugus Jaminan Mutu (GJM) dan untuk tingkat jurusan dibentuk Unit Jaminan Mutu (UJM). Informasi mengenai GJM dan UJM di FPIK dapat diakses melalui website berikut https://fpik.ub.ac.id/organisasi-penjamin-mutu/. Selanjutnya PJM, GJM dan UJM (Gambar 1) akan bersama-sama mengembangkan dan mengimplementasikan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di UB secara berkelanjutan untuk menjamin mutu pelaksanaan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat di lingkup UB untuk menghasilkan lulusan yang kompeten, berakhlak, professional, bertanggung jawab serta mampu mengembangkan diri dan berdaya saing di tingkat nasional maupun internasional dan juga meningkatkan kesejahteraan masyarakat di tingkat nasional dan internasional.
Untuk mencapai keberhasilan misi tersebut, PJM UB mengembangkan struktur organisasi yang terdiri dari ketua, sekretaris, kepala bidang (kabid) dan anggota. Tim PJM UB terdiri dari 16 orang dosen perwakilan dari masing-masing fakultas dan 5 orang staf administrasi. Selain itu, PJM UB juga mewadahi kelompok auditor internal, kelompok asesor BAN-PT dan kelompok asesor internal akreditasi internasional. Susunan organisasi PJM ini ditetapkan berdasarkan Peraturan Rektor UB Nomor 24 Tahun 2018 tentang Susunan Organisasi PJM dan diperbaiki melalui Peraturan Rektor Nomor 28 Tahun 2019 tentang Perubahan atas Peraturan Rektor UB Nomor 24 Tahun 2018.
Tim PJM yang terlibat dalam organisasi dapat dilihat di halaman Sumber Daya Manusia.
Sesuai struktur organisasi PJM UB menetapkan tugas pokok dan fungsi masing-masing personil sebagai berikut:
Ketua
- Menjadi pimpinan puncak (top management) bagi implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal yang terintegrasi dengan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 di PJM.
- Melakukan koordinasi, perencanaan, pemantauan dan evaluasi terhadap pelaksanaan tugas yang dilaksanakan oleh setiap kepala bidang PJM.
- Bertanggung jawab dalam pelaksanaan tugas PJM dan melaporkannya kepada Rektor melalui Ketua LP3M.
Sekretaris
- Membantu Ketua PJM sebagai wakil manajemen (management representative) dalam koordinasi, perencanaan, pemantauan, evaluasi dan pelaporan kegiatan sesuai mandat berikut anggarannya.
- Bertanggung jawab dalam pelaksanaan surat-menyurat yang berkaitan dengan PJM dan mengarsipkannya.
- Bertanggung jawab dalam perencanaan, pelaksanaan dan pengelolaan kaji ulang manajemen (management review), rapat rutin, rapat koordinasi, pengelolaan umpan balik, dan rapat evaluasi kegiatan.
- Bertanggung jawab atas penyusunan konsep laporan kegiatan rutin dan insidental di PJM.
- Bertanggung jawab atas pemutakhiran dan review profil PJM berbasis teknologi informasi.
- Bertanggung jawab kepada Ketua PJM.
Kepala Bidang SPMI
- Menyusun dan mengembangkan SPMI berikut dokumentasinya di UB.
- Mengoordinir pelaksanaan, pemantauan dan evaluasi SPMI di UB bekerjasama dengan Gugus Jaminan Mutu (GJM) dan Unit Jaminan Mutu (UJM).
- Mengoordinir unit kerja di UB dalam menerapkan standar mutu UB.
- Bertanggung jawab kepada Ketua PJM.
Kepala Bidang Audit Internal Mutu
- Menyusun dan mengembangkan sistem AIM bidang akademik berbasis teknologi informasi untuk mengendalikan ketercapaian standar mutu.
- Mengoordinir pelaksanaan, pemantauan, evaluasi hasil audit internal di semua unit kerja, berikut tindak lanjut perbaikan dan dokumentasinya.
- Mengoordinir pengembangan sumber daya manusia untuk pelaksanaan AIM.
- Bertanggung jawab kepada Ketua PJM.
Kepala Bidang Akreditasi Nasional
- Mengoordinir pengembangan sistem peringatan dini berbasis teknologi informasi (early warning system) untuk menjamin peningkatan kualifikasi akreditasi nasional.
- Mengoordinir pelaksanaan, pemantauan dan pelaporan sistem pendampingan penyusunan dokumen, serta persiapan visitasi akreditasi nasional.
- Mengoordinir pengembangan sumber daya manusia untuk menjamin peningkatan kualifikasi akreditasi nasional.
- Memantau kemajuan proses akreditasi melalui Sistem Akreditasi Perguruan Tinggi Online (SAPTO).
- Bertanggung jawab kepada Ketua PJM.
Kepala Bidang Akreditasi/Sertifikasi Internasional
- Mengoordinir pengembangan sistem peringatan dini untuk menjamin kualifikasi akreditasi/sertifikasi internasional.
- Mengoordinir pelaksanaan, pemantauan dan pelaporan sistem pendampingan penyusunan dokumen, serta persiapan visitasi akreditasi/sertifikasi internasional.
- Mengoordinir pengembangan sumber daya manusia untuk menjamin peningkatan kualifikasi akreditasi/sertifikasi internasional.
- Memantau tindak lanjut saran asesor akreditasi/sertifikasi internasional.
- Melakukan benchmarking akreditasi/sertifikasi internasional kepada badan akreditasi/sertifikasi atau perguruan tinggi.
- Bertanggung jawab kepada Ketua PJM.
Kepala Bidang Pelayanan Mutu
- Membantu sekretaris dalam pengelolaan umpan balik dan rapat evaluasi kegiatan.
- Bertanggung jawab atas pemutakhiran dan reviu profil PJM berbasis teknologi informasi.
- Bertanggung jawab dalam peningkatan kompetensi tim PJM.
- Bertanggung jawab dalam pelaksanaan sertifikasi auditor/reviewer internal.
- Memberikan layanan kepada masyarakat dan perguruan tinggi mitra.
- Bertanggung jawab dalam pelaksanaan program asuh UB.
- Bertanggung jawab kepada Ketua PJM.
Anggota Bidang
- Membantu Kepala Bidang dalam penyusunan, pelaksanaan, pemantauan, evaluasi dan pelaporan program, serta pengembangan sistem.
- Bertanggung jawab kepada Kepala Bidang.
Staf Pendukung
- Membantu pengelolaan kegiatan sekretariat, sistem dokumentasi, sumber daya manusia, keuangan, aset, sistem informasi, dan management review.
- Membantu perencanaan, pelaksanaan, evaluasi, dan tindak lanjut program PJM sesuai mandat.
- Membantu pekerjaan lain terkait tugas PJM.